Briefpost adé: Wie Corona die deutschen Unternehmen digitalisiert

Papierstapel, Briefe und Aktenordner werden zu Relikten des Büros. Die deutschen Unternehmen digitalisieren ihre Abläufe im Zuge der Corona-Pandemie enorm. So planen fast neun von zehn Geschäftsführern und Vorständen, ihre Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Das sind doppelt so viele wie 2018. Fast zwei Drittel der Unternehmen gelinge dies bereits zunehmend.

Dies sind zumindest die Ergebnisse einer repräsentativen Befragung unter 1104 Betrieben aller Branchen ab 20 Mitarbeitern, die im Auftrag des Digitalverbands Bitkom im Mai und Juni durchgeführt wurde. „Je digitaler die Unternehmen aufgestellt und je etablierter digitale Prozesse sind, desto besser kommen sie durch diese herausfordernde Zeit“, sagt Peter Collenbusch vom Digitalverband Bitkom. „Die Corona-Pandemie hat dem Digital Office einen weiteren Boost verliehen.“

Das geht bei vielen Firmen mit gesteigerten technischen Investitionen einher. Fast vier von zehn Unternehmen wollen im laufenden Jahr grundsätzlich mehr Geld in die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse investieren als im vergangenen Jahr. Bei 31 Prozent bleibt die Höhe der Ausgaben dafür gleich. Jedes vierte Unternehmen möchte in diesem Bereich sparen. „Angesichts der wirtschaftlichen Lage ist die Zurückhaltung mancher Unternehmen nachvollziehbar“, sagt Collenbusch. Gleichzeitig müsse jedem klar sein, wie hilfreich das digitale Arbeiten in einer Zeit sei, in der soziale Kontakte extrem eingeschränkt werden.

Banken und die Verwaltung unterscheiden sich stark

Wofür die Firmen ihr Geld genau ausgeben? Mehr als jedes zweite Unternehmen hat die Investitionen in Hardware wie mobile Endgeräte, Laptops und Handys erhöht. 39 Prozent gaben mehr Geld für Software aus, etwa in Form von Lizenzen für bestimmte Anwendungen. Die knappe Mehrheit aller Festangestellten nutzt inzwischen ein mobiles Arbeitsgerät mit Internetzugang, wie beispielsweise ein Smartphone, Tablet oder Notebook. 2018 waren es noch 48 Prozent.

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Die Unterschiede zwischen den Branchen sind dabei groß: Bei Banken und Finanzdienstleistern verfügen 93 Prozent der Festangestellten über ein mobiles Arbeitsgerät, 89 Prozent sind es bei Versicherungen. Bei der Öffentlichen Verwaltung, die im Zuge der Studie ebenfalls berücksichtigt wurde, nutzen nur 40 Prozent der Mitarbeiter ein mobiles Arbeitsgerät für geschäftliche Zwecke. Obwohl sehr viel mehr auf digitalem Weg miteinander kommuniziert wird, nutzen noch 49 Prozent „häufig“ oder „sehr häufig“ das Fax – allerdings ist hier ein Rückgang von 13 Prozentpunkten gegenüber 2018 zu verzeichnen. Das klassische Festnetz-Telefon ist ebenfalls weiterhin beliebt: Alle befragten Unternehmen nutzen es noch. Das gleiche gilt für E-Mails.

Die sozialen Netzwerke rücken in den Fokus

Eine deutliche Zunahme gibt es zugleich beim Einsatz des Smartphones: 81 Prozent der Betriebe nutzen es häufig oder sehr häufig für die interne und externe Kommunikation. 2018 waren es nur 51 Prozent. Was in diesem Jahr enorm wichtig geworden ist, sind Video-Konferenzen mithilfe von Zoom oder Skype. 61 Prozent der Firmen gebrauchen diese Programme rege – 48 Prozent waren es 2018. Jedes zweite Unternehmen kommuniziert außerdem über Messenger-Dienste wie Whatsapp, Signal oder Telegram. Vor zwei Jahren waren es 37 Prozent.

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Rund jedes dritte Unternehmen organisiert die Teamarbeit über digitale Kollaborationstools wie Slack oder Microsoft Teams. Auch die häufige oder sehr häufige Nutzung sozialer Medien verbreitet sich etwas: 29 Prozent der Unternehmen sind auf Twitter, Facebook, LinkedIn und anderen aktiv (2018: 25 Prozent). Bei großen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern ist es sogar die Mehrheit.

Digitalisierung führt zu zufriedenen Kunden

Vom 27. November an müssen Unternehmen, die im Auftrag des Bundes tätig sind, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format übermitteln. Doch erst 30 Prozent aller Unternehmen tun dies aktuell. 2018 lag dieser Wert noch bei 19 Prozent. Vorreiter ist mit 82 Prozent die Öffentliche Verwaltung. Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werde aus Sicht des Verbandes so einfacher und schneller. „Die Unternehmen sparen Kosten und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege entfallen“, sagt Linda Oldenburg, Vorsitzende des Arbeitskreises Digitale Geschäftsprozesse im Bitkom. Kleine Unternehmen hätten bei diesem Thema noch Nachholbedarf.

Das digitale Büro mache die Unternehmen laut der Umfrage am Ende nicht nur zukunftsfester. 71 Prozent der Unternehmen meinten, die Zufriedenheit der Kunden habe seit der Einführung digitaler Lösungen zugenommen. 65 Prozent konnten bestimmte Prozesse automatisieren und damit Mitarbeiter entlasten. Fast sechs von zehn Unternehmen sehen eine gestiegene Datensicherheit – und jedes dritte Unternehmen konnte das eigene Geschäftsmodell erweitern und neue Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Marie Rövekamp