Auf einen Blick. Komplexe Arbeitstage auf eine simple Liste zu reduzieren, macht den Tag übersichtlich und kontrollierbar. Foto: Uwe Umstätter/dpa-tmn
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Arbeitsorganisation Abgehakt

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Viele Arbeitnehmer nutzen im Job To-do-Listen. Eine Superidee, meinen Experten – vorausgesetzt es steht nicht zu viel drauf.

Ob als handgeschriebener Schmierzettel, als akribisch angelegte Excel-Tabelle oder per App auf dem Smartphone: Die To-do-Liste ist aus vielen Büros und von zahlreichen Schreibtischen kaum wegzudenken. Doch wie sollte eine gute To-do-Liste aussehen? Wie auf gar keinen Fall? Und warum funktioniert die Abhakerei überhaupt so gut?

„Eine Liste verringert die Komplexität“, erklärt Jochen Mai und nennt als Beispiele Einkaufslisten, Rankings und eben auch To-do-Listen. Die geringe Komplexität sorgt dafür, dass eine Liste auch im größten Chaos übersichtlich und damit leicht zu nutzen bleibt. „Eine To-do-Liste hat im Prinzip zwei Funktionen“, sagt Karrierecoach Bernd Slaghuis. „Sie organisiert den Arbeitsalltag, und sie vermittelt ein Gefühl von „Ich habe etwas geschafft und kann es abhaken.“

Ob man die To-do-Liste auf Papier, per Smartphone oder auf seinem Rechner hat, sei eigentlich egal – da sind sich die Experten einig. Wichtig sei, dass das Prinzip zum Nutzer passt. „Wer seinen Kalender ausschließlich elektronisch führt, für den sind Post-its vielleicht eher nichts“, nennt Slaghuis ein Beispiel. Wer sich nicht entscheiden kann, sollte die verschiedenen Formen einfach eine Woche lang ausprobieren.

Auch für welchen Zeitraum man eine solche Liste anlegt, hängt von den persönlichen Vorlieben und dem Zweck ab. In der Regel macht es Sinn, zwei Listen zu führen, sagt Slaghuis: eine mit den täglichen Aufgaben und noch eine Übersicht mit den To-dos der Woche. Weiter würde er nicht gehen: „Manches lässt sich nicht so weit im Voraus planen, und es kann immer etwas dazwischen kommen“, erklärt er. Im Idealfall setzt man sich zudem schon am Vorabend hin und schreibt die Liste für den kommenden Tag: So kann man morgens gleich durchstarten und muss sich nicht erst sortieren.

Damit es sich mit einer To-do-Liste gut arbeiten lässt, sollte man ein paar Dinge beachten. Sie sollte vor allem realistisch abzuarbeiten sein, rät Anette Wahl-Wachendorf, Vizepräsidentin des Verbandes der Werks- und Betriebsärzte. Das heißt: Nicht zu viel drauf schreiben und vor allem Störungen und Pausen einplanen. „Eine To-do-Liste sollte für maximal 70 bis 80 Prozent des Zeitkontingents angelegt sein.“ So wirkt die Liste unterstützend, nicht überfordernd. Das müssten viele Berufstätige aber erst lernen, die ersten Listen seien meist zu voll. „Es macht außerdem auch keinen Sinn, mehr Sachen draufzuschreiben, als man schaffen kann“, sagt auch Mai. „Zwei bis drei Punkte in den nächsten Tag übernehmen ist okay.“ Die könne man dann gleich ganz oben auf die Liste setzen. Das sei ein weiterer wichtiger Aspekt: Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren, nicht nur sammeln. Deadlines und andere Termine geben dafür einen ersten guten Anhaltspunkt.

Alternativ empfiehlt Mai eine Priorisierung nach der sogenannten Eisenhower-Matrix: Aufgaben werden dabei nach wichtig und nicht wichtig sowie eilig und nicht eilig sortiert. Was wichtig und eilig ist, kommt zuerst – und was weder wichtig noch eilig ist, steht ganz unten oder fällt komplett von der Liste. Was eilig, aber nicht wichtig ist, lässt sich unter Umständen delegieren – und was wichtig ist, aber noch Zeit hat, bekommt am besten einen festen Termin.

Slaghuis rät weiter dazu, die Liste nicht zu detailliert zu führen. So reicht es in der Regel aufzuschreiben, dass man Büromaterial bestellen muss. Eine genaue Liste mit Büroklammern und Kugelschreibern braucht es aber nicht unbedingt. So bleibt die To-do-Liste übersichtlich, und Berufstätige verzetteln sich beim Schreiben nicht. „Viele halten sich zu lange daran auf“, sagt der Berater. „In der Zeit, in der man eine detaillierte Liste erstellt, kann man vieles schon erledigen.“

Auch eher zeitaufwendig ist das sogenannte Bullet-Journal: Das ist im Prinzip ein Blanko-Buch, das man selbst in einen Kalender verwandelt, wie Mai erklärt – mit künstlerischer Gestaltung, Langfrist-Listen, Wünschen oder privaten Terminen. „Der Unterschied zur klassischen To-do-Liste liegt vor allem in der Komplexität“, sagt Mai.

Wahl-Wachendorf schätzt an dem Prinzip vor allem, dass es sich individuell auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden lässt: „Eine Alternative, die man ausprobieren kann.“ Bernd Slaghuis ist da skeptischer: „So viel Liebe und Detailtreue in Listen zu stecken, dass sie ein ganzes Buch ergeben, erfüllt das noch die Effizienz, die eine Liste bringen soll?“

Stattdessen rät er zur Not-To-do-Liste: Die werde vor allem dafür genutzt, sich Zeitfresser abzugewöhnen – zum Beispiel Facebook-Surferei während der Arbeit. Das könnte man sich auf einen Zettel schreiben und diesen dort platzieren, wo man regelmäßig hinsieht – am Rand des Monitors etwa oder über der Tastatur. „Das ist wie ein Anker, wenn man sich permanent an etwas erinnern will.“ Und wer sich die Zeitfresser abgewöhnt, wird vielleicht auch schneller mit seiner To-do-Liste fertig. dpa

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