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Die Pandemie hat deutlich gemacht, wie schlecht die Gesundheitsämter technisch ausgestattet sind. Foto: picture alliance/dpa
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75 Visionen für Berlin – Folge 42 Digitalisiert die Gesundheitsämter!

Mesut Yavuz

Die Behörden arbeiten ineffizient und sind technisch auf mittelalterlichem Stand. Wie kann das in Zukunft anders werden? Ein Gastbeitrag.

Die Pandemie offenbarte in Gesundheitsämtern, was viele Bürger schon länger in öffentlichen Verwaltungen erleben mussten: motivierte Sachbearbeiter mit analoger Technik und uneinheitlicher Medienkommunikation.

Nun besteht für die Gesundheitsämter die Chance, sich für die Aufgaben des Gesundheitsschutzes entsprechend den Möglichkeiten des 21. Jahrhunderts digital aufzurüsten.

„Das haben wir schon immer so gemacht“ – eine Floskel mit fatalen Folgen für Behörden. „Wir haben schon immer mit Schreibmaschinen geschrieben. Schriftverkehr haben wir schon immer abgeheftet und das Faxen spart uns den Weg zur Post.“

In der heutigen Zeit erleben wir Ämter meist ineffizient, technisch nicht den aktuellen Standards entsprechend und damit träge arbeitend. Zu lange ist die Modernisierung und Anpassung an ihren Systemen vorbeigegangen.

Starre Vorgangsprozeduren, extrinsisch motivierte – weil perspektivarme – Verwaltungsmitarbeiter und veraltete Systeme plus mangelndes IT-Know-how lassen Behörden nicht viel anders arbeiten als in der Hofkammer der Fürstbischöfe im Mittelalter. Erst eine Pandemie und die damit einhergehende massive Arbeitsflut konnte den Behörden einen erschreckenden Einblick über den Ist-Zustand ihrer Dateneffizienz geben und somit auf den akuten Handlungsbedarf aufmerksam machen.

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Aber wie kam es zu diesem rückschrittlichen Zustand, wie kam es, dass Kommunen und Landesbehörden vorbei an dem Zeitalter der Digitalisierung arbeiten und dabei technisch heute einem handelsüblichen Smartphone grenzenlos unterlegen sind?

Wie konnten Gesundheitsämter so lange den Anforderungen und den Bedürfnissen ihrer Bürger nicht gerecht werden?

Sind es die verschlafenen Investitionen in die Überarbeitung der Systeme oder die zu starke Fokussierung auf Datenschutz und IT-Sicherheit?

Gastautor Mesut Yavuz, 36, hat BWL studiert, ist IT-Experte und als selbstständiger Prozess- und Organisationsberater für Gesundheitsämter in verschiedenen Berliner Bezirken tätig. Foto: Fatma Yavuz/privat Vergrößern
Gastautor Mesut Yavuz, 36, hat BWL studiert, ist IT-Experte und als selbstständiger Prozess- und Organisationsberater für Gesundheitsämter in verschiedenen Berliner Bezirken tätig. © Fatma Yavuz/privat

Oder können politische Fehlentscheidungen, die lediglich der Wiederwahl der einzelnen Politiker dienen sollten, verantwortlich gemacht werden? Vertraten Personalräte eine falsch verstandene Barrierefreiheit und Schutz für ihre Beschäftigten, die sogar das allgemein verwendete Betriebssystem wie Windows oder Softwareanwendungen wie Excel, Word oder Powerpoint verhinderte?

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© Illustration: Katrin Schuber

Klar ist, dass es eine entwicklungshindernde, toxische Kultur gegenüber digitalen Prozessen in vielen Behörden gibt, obgleich öffentliche Verwaltungen Profis in administrativen Vorgängen sein sollten.

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Ganz unabhängig davon, was die Hintergründe für die verpasste Modernisierung sind, müssen Behörden spätestens jetzt digitalisierte und aktualisierte Optionen bieten, die den Anforderungen von Bürgern gerecht werden.

Dazu gehört die Erweiterung des Angebots um die Möglichkeit der digitalisierten Terminvergaben, des Austausches und der Verifizierung über Videophonie, von Chatfunktionen intern und extern, des Downloads von automatisierten Meldeauskünften und frei von digitalen Hürden sowie Kommunikation über einheitliche Medien. Zusätzlich sollten Behörden untereinander digital kommunizieren können, das heißt es soll keine starre, vertikal gerichtete top-down Kommunikation stattfinden, sondern eine Matrix-Anbindung mit dynamischen Schnittstellen, damit ein transparenter Informationsfluss gewährleistet ist.

Gesundheitsämter sind vielfach auf dem technischen Stand der 90er Jahre

Am notwendigsten ist aber die Abkehr von einzelnen Software-Insellösungen, um die Zentralisierung von Anwendungen mit modularen Erweiterungsmöglichkeiten voranzutreiben. Vielfach arbeiten Gesundheitsämter mit Fachanwendungen, die einem Entwicklungsstand der 1990er Jahre entsprechen – das betrifft nicht nur die Oberflächen. Weniger nutzerfreundliche, versteckte Funktionalitäten, fehlende Schnittstellenfähigkeiten und kaum dynamische Erweiterungsmöglichkeiten kennzeichnen viele Fachverfahren. Einheitlichen Plattformen und einheitlichen Schnittstellen- und Datenbankstandards (Technologie) könnten einfach erstellt werden:

Sie ermöglichen eine digitale Kommunikation auf vertikaler, aber auch horizontaler Ebene sowie einen einfachen Datenabgleich.

Hierfür bietet das Open-Source-Projekt Sormas vom Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung die optimale Plattform.

Es bedarf eines Kulturwandels in den Behörden

Der offene Quellcode bietet die Möglichkeit einer schnelleren Fehleridentifikation und die modulare Erweiterbarkeit, womit Gesundheitsämter ihre Fachverfahren auf einer Plattform abbilden und die unflexiblen Anwendungen ersetzen könnten.

Dies wäre womöglich der Anfang eines digitalen Umbruchs in den Gesundheitsämtern – und es ist höchste Zeit, dass ein solcher stattfindet. Es bedarf eines Kulturwandels in den Behörden – ein Wandel von der Orientierung an der Hofkammer der Fürstbischöfe hin zur Orientierung an die Unternehmenswirklichkeiten, um somit einen agilen Wandel von lahmer Bürokratie hin zu bürgernaher Effizienz zu forcieren.

[Lesen Sie alle bisher erschienen Beiträge unserer Serie "75 Visionen für Berlin" hier.]

Es bedarf aber ebenso eines internen Wandels in der Einstellung bei den Beschäftigten in der Verwaltung – einer von sturer Sachbearbeitung nach Schema F hin zur individuellen Beratungsfunktion für Bürgerinnen und Bürgern.

Ein von Investitionen getragener Kulturwandel hat direkten Einfluss auf die Beschäftigten von Verwaltungen: Wenn in die digitale Technik, Nutzerfreundlichkeit und Funktionalität von Fachverfahren investiert wird, ist dies auch eine Investition für die Beschäftigten der Behörden und eine Wertschätzung derjenigen, die eine so wichtige Rolle für das öffentliche Leben in der Pandemie haben.

Deutschland steht aktuell auf Platz elf des Digitalisierungs-Rankings der EU (DESI). Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Behörden verbindlich, dass alle Dienstleistungen für die Bürger bis zum Jahre 2022 online angeboten werden müssen. Demnach stehen die Behörden vor einer Herkulesaufgabe – die Zeit ist knapp. Zu lange befanden sich die Institutionen im Dornröschenschlaf, zu lange wurden Digitalisierungschancen ignoriert – gerade in Pandemiezeiten muss nun investiert werden.

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